Exam tip: writing an email

1. Read the task twice and count the points. Most tasks give two or three things to do ("Vertel…, Leg uit…, Vraag…"). Every point must be in your text: an assessor checks them one by one. Tick them off when you plan.

2. Choose the tone: u or je? A company, the council, a landlord or a teacher you don't know: u, "Geachte heer, mevrouw," and "Met vriendelijke groet,". A friend, a neighbour you know or a colleague: je, "Hoi / Beste …," and "Groetjes / Hartelijke groet,". Never mix the two in one email.

3. Use a fixed structure.

Part · What · Example

• Aanhef · greeting · Geachte heer, mevrouw,
• Alinea 1 · why you write · Ik schrijf u omdat…
• Alinea 2 · the facts or the problem · Op 2 oktober heb ik… Helaas…
• Alinea 3 · your request or proposal · Graag wil ik… / Kunt u mij laten weten…?
• Afsluiting · closing line + greeting + name · Ik hoor graag van u. Met vriendelijke groet, Karim Haddad

4. Link your sentences. Use want, omdat, maar, daarom, dus, eerst… daarna. Two or three connectors make your text clearly better.

5. Short and correct beats long and wrong. Write sentences you are sure of. Add one or two longer ones with omdat or als.

6. Time. About 25 minutes per korte schrijftaak: 3 minutes planning, 15 writing, 5 checking. When you check, look at the verb position, -t/-d endings, de/het, and capitals at the start of sentences and names. Use the dictionary for spelling.

Two exam-style writing tasks. The student writes in a text box (or in the homework item), then compares with the model answer and ticks the checklist. Pro students send the text to a teacher.

Opdracht A · Een klacht (formeel)

Prompt (as on the exam screen):

U heeft online een stofzuiger besteld bij webwinkel HuisPlus. U heeft op 2 oktober betaald. Volgens de website zou de levering binnen drie werkdagen zijn. Het is nu 16 oktober en u heeft nog niets ontvangen. U heeft de klantenservice al een keer gebeld, maar niemand heeft u teruggebeld.

Schrijf een e-mail aan de klantenservice van HuisPlus.

- Vertel wat u heeft besteld en wanneer.

- Leg uit wat het probleem is.

- Vraag om een oplossing.

Schrijf minstens 60 woorden. Schrijf volledige zinnen.

English for the student: Write a formal complaint email: what you ordered and when, what the problem is, and what solution you want.

Model answer (~100 words):

Onderwerp: Bestelling 20481 nog niet ontvangen

Geachte heer, mevrouw,

Op 2 oktober heb ik in uw webwinkel een stofzuiger besteld en betaald. Het bestelnummer is 20481. Volgens uw website zou de levering binnen drie werkdagen zijn.

Helaas heb ik de stofzuiger nog steeds niet ontvangen. Op 9 oktober heb ik uw klantenservice gebeld. De medewerker beloofde mij terug te bellen, maar dat is niet gebeurd. Ik ben hier erg teleurgesteld over.

Graag wil ik dat u de stofzuiger deze week levert. Lukt dat niet? Dan wil ik mijn geld terug.

Ik hoor graag zo snel mogelijk van u.

Met vriendelijke groet,

Karim Haddad

Checklist A (yes / no)

# · Criterion · Area

• 1 · Did you say what you ordered and when? · Task completion
• 2 · Did you explain the problem and ask for a clear solution? · Task completion
• 3 · Did you use u / uw everywhere, with a formal aanhef and afsluiting? · Register
• 4 · Did you use at least three words from the complaint topic (bestelling, levering, klantenservice, oplossing, terugbetaling…)? · Vocabulary
• 5 · Is the verb in second place in main sentences, and at the end after omdat / dat / als? · Grammar
• 6 · Did you use paragraphs (reason – problem – request) and at least two connectors (maar, daarom, want…)? · Coherence
• 7 · Did you write at least 60 words? · Task completion
• 8 · Did you check the spelling: -t / -d endings, capitals, and the dictionary for words you are not sure of? · Spelling

Opdracht B · Een reactie (informeel)

Prompt (as on the exam screen):

Uw vriend Joost stuurt u dit bericht:

"Hoi! Zaterdag word ik 40. Ik geef een feest bij mij thuis, vanaf 20.00 uur. Kom je ook? Groetjes, Joost"

U kunt komen, maar pas om 21.30 uur.

Schrijf een bericht aan Joost.

- Bedank Joost voor de uitnodiging.

- Vertel dat u later komt en waarom.

- Vertel wat u meeneemt.

Schrijf minstens 50 woorden.

English for the student: Reply to a friend's party invitation: thank him, say you'll come later and why, and say what you'll bring.

Model answer (~65 words):

Hoi Joost,

Bedankt voor je uitnodiging! Wat leuk dat je 40 wordt. Natuurlijk kom ik naar je feest.

Ik kan alleen niet om acht uur komen, want ik moet zaterdag tot negen uur werken. Ik ben er dus pas om half tien. Is dat goed?

Ik bak een appeltaart voor je, die neem ik mee. Of heb je liever iets hartigs? Laat het me weten.

Tot zaterdag!

Groetjes,

Nadia

Checklist B (yes / no)

# · Criterion · Area

• 1 · Did you thank Joost for the invitation? · Task completion
• 2 · Did you say that you come later, at what time, and why? · Task completion
• 3 · Did you say what you will bring? · Task completion
• 4 · Did you use je / jij everywhere, with an informal greeting and closing? · Register
• 5 · Did you use at least two connectors (want, dus, maar, of…)? · Coherence
• 6 · Are your verbs correct (ik kom, ik ben, je wordt) and in the right place? · Grammar
• 7 · Did you write at least 50 words? · Task completion
• 8 · Did you check the spelling: -t / -d endings, capitals, and the dictionary for words you are not sure of? · Spelling

Component · Schrijven

• Task type · Korte schrijftaak: a short formal or informal email or letter (complaint, request, reaction). Also trained here: zinstaken (finishing a sentence) and deelschrijftaken (finishing a short message) through the phrase drills.
• What the real task looks like · 100 minutes on the computer: you type your answers. Programma I has 8 zinstaken, 2 deelschrijftaken (short message, finish a text, a form) and 2 korte schrijftaken (e.g. a note or a short letter / email). The Van Dale Pocketwoordenboek NT2 is allowed. Two assessors score each exam.

Most common mistakes

1. Missing a content point from the task (you complain, but never say what you want).
2. Mixing u and je, or "Hoi!" to a company and "Geachte" to a friend.
3. No clear request or next step at the end.
4. Word order in long sentences: verb second in the main clause, verb at the end after omdat / dat / als / of.
5. Copying the task text word for word instead of writing your own sentences.