Formal letters and emails (Geachte…, Met vriendelijke groet)

A formal letter or email starts with Geachte (dear) + heer or mevrouw + the surname. After Geachte you write heer, not meneer.

Dutch · English

• Geachte heer Jansen, · Dear Mr Jansen,
• Geachte mevrouw De Vries, · Dear Ms De Vries, (capital D: there's no first name before it)
• Geachte heer/mevrouw, or Geachte heer, mevrouw, · Dear Sir or Madam, (you don't know the name)
• Geachte klantenservice, · Dear Customer Service, (neutral: you address the department)
• Beste mevrouw Jansen, / Beste Sanne, · Dear Ms Jansen, / Dear Sanne, (semi-formal)

Beste is semi-formal: fine for a colleague, a teacher or a company you're already emailing with. For a first letter to a company or the gemeente, and certainly for a complaint, Geachte is the safe choice.

After the salutation comes a comma. The first sentence starts on a new line, with a capital letter:

Geachte heer, mevrouw,

Hierbij zeg ik mijn abonnement op.

Get to the point in your first sentence. These four openers are the standard ones:

Dutch · English

• Hierbij zeg ik mijn abonnement op. · I hereby cancel my subscription.
• Naar aanleiding van uw brief van 3 maart neem ik contact met u op. · In response to your letter of 3 March, I am contacting you.
• Graag wil ik een klacht indienen over mijn bestelling. · I would like to make a complaint about my order.
• In antwoord op uw brief van 5 juni stuur ik u een kopie van mijn paspoort. · In reply to your letter of 5 June, I am sending you a copy of my passport.

All four put something in position 1, so the conjugated verbum comes next and then the subject (inversie): Hierbij zeg ik, never Hierbij ik zeg.

Use u and uw from the first line to the last, with a small u: u bent, u kunt, u heeft (u hebt is also correct).

Leave out chat words like hoi, oké, ff (= even) and groetjes, short forms like m'n, and emoji.

Formal Dutch also has its own verbs. The everyday verb isn't wrong, but the formal one fits a letter better:

Everyday → formal · English

• krijgen → ontvangen: Graag ontvang ik een bevestiging. · I would like to receive a confirmation.
• vragen → verzoeken: Ik verzoek u het bedrag terug te betalen. · I request that you refund the amount.
• laten weten → informeren: Hierbij informeer ik u over mijn adreswijziging. · I hereby inform you of my change of address.
• horen → vernemen: Graag verneem ik wanneer ik de vergunning kan verwachten. · I would like to hear when I can expect the permit.

With verzoeken, the action goes at the end as te + infinitive: Wij verzoeken u het formulier te ondertekenen.

Formal Dutch also likes nouns made from verbs: Graag ontvang ik een bevestiging van de opzegging (opzeggen → de opzegging). That's nominalisation; the Tip on nominal style explains it.

For abbreviations like i.v.m., z.s.m. and t.a.v., see the Tip on abbreviations.

End with one sentence that asks for a reply:

Dutch · English

• Ik zie uw reactie graag tegemoet. · I look forward to your reply.
• Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet. · I look forward to your reply. (a little more formal)
• In afwachting van uw antwoord … · Awaiting your reply … (correct, but a bit old-fashioned)

Then the greeting and your full name, each on its own line:

Met vriendelijke groet,

Daniel Okafor

Met vriendelijke groet (kind regards) is always right; Met vriendelijke groeten is also correct. In the Netherlands a comma follows it, just like after the salutation. In Belgium you'll sometimes see both without a comma, which is fine as long as the top and the bottom match.

Hoogachtend (yours faithfully) is old-fashioned and very stiff. You'll still see it in official letters, but you don't need it.

Daniel's washing machine never arrived. Every part from sections 1 to 4 is in his email.

Onderwerp: Klacht over bestelling 30417

Geachte heer, mevrouw,

Hierbij dien ik een klacht in over mijn bestelling van 2 september (bestelnummer 30417).

Volgens uw website zou de wasmachine binnen vijf werkdagen worden geleverd. Ik heb deze echter nog steeds niet ontvangen.

Ik verzoek u de wasmachine uiterlijk 3 oktober te leveren. Mocht dat niet lukken, dan ontvang ik graag het aankoopbedrag van € 549 terug. In de bijlage vindt u een kopie van de factuur.

Ik zie uw reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,

Daniel Okafor

In English

Subject: Complaint about order 30417. Dear Sir or Madam, I hereby file a complaint about my order of 2 September (order number 30417). According to your website, the washing machine would be delivered within five working days. However, I still haven't received it. I request that you deliver the washing machine by 3 October at the latest. If that isn't possible, I would like a refund of the purchase price of €549. Please find attached a copy of the invoice. I look forward to your reply. Kind regards, Daniel Okafor

Wrong · Right · Why

• ✗ Geachte heer Jansen, … Kun je mij terugbellen? · ✓ … Kunt u mij terugbellen? · Don't mix je and u: once u, always u.
• ✗ Geachte meneer Jansen, · ✓ Geachte heer Jansen, · After Geachte, write heer: meneer is spoken Dutch.
• ✗ Lieve heer of mevrouw, / Geachte Heer, · ✓ Geachte heer, mevrouw, · Dear isn't lieve (that's for people you love), and heer takes a small h.
• ✗ Geachte Mr. Jansen, · ✓ Geachte heer Jansen, · Write heer in full: in Dutch, mr. is the title of someone with a law degree.
• ✗ Hoogachtend, (in an everyday email) · ✓ Met vriendelijke groet, · Hoogachtend is old-fashioned.
• ✗ Ik wil ff een bevestiging krijgen. · ✓ Graag ontvang ik een bevestiging. · No chat words, and ontvangen suits a letter better than krijgen.

• Open with Geachte heer Jansen or Geachte mevrouw Jansen; without a name, Geachte heer/mevrouw (or Geachte heer, mevrouw). Beste is semi-formal.
• A comma after the salutation; the first sentence starts with a capital.
• Say why you're writing straight away: Hierbij…, Naar aanleiding van…, Graag wil ik…, In antwoord op uw brief van… (+ inversie).
• u/uw throughout, no chat words, formal verbs: ontvangen, verzoeken, informeren, vernemen.
• Close with Ik zie uw reactie graag tegemoet. + Met vriendelijke groet, + your full name.