Formele brieven en e-mails (Geachte…, Met vriendelijke groet)

Een formele brief of e-mail begin je met Geachte + heer of mevrouw + de achternaam. Na Geachte schrijf je heer, niet meneer.

Nederlands · Engels

• Geachte heer Jansen, · Dear Mr Jansen,
• Geachte mevrouw De Vries, · Dear Ms De Vries, (hoofdletter D: er staat geen voornaam voor)
• Geachte heer/mevrouw, of Geachte heer, mevrouw, · Dear Sir or Madam, (je weet de naam niet)
• Geachte klantenservice, · Dear Customer Service, (neutraal: je spreekt de afdeling aan)
• Beste mevrouw Jansen, / Beste Sanne, · Dear Ms Jansen, / Dear Sanne, (half formeel)

Beste is half formeel: prima voor een collega, een docent of een bedrijf waarmee je al mailt. Schrijf je voor het eerst aan een bedrijf of de gemeente, en zeker bij een klacht? Dan is Geachte de veilige keuze.

Na de aanhef komt een komma. De eerste zin begint op een nieuwe regel, met een hoofdletter:

Geachte heer, mevrouw,

Hierbij zeg ik mijn abonnement op.

Kom in je eerste zin meteen ter zake. Deze vier openingen zijn standaard:

Nederlands · Engels

• Hierbij zeg ik mijn abonnement op. · I hereby cancel my subscription.
• Naar aanleiding van uw brief van 3 maart neem ik contact met u op. · In response to your letter of 3 March, I am contacting you.
• Graag wil ik een klacht indienen over mijn bestelling. · I would like to make a complaint about my order.
• In antwoord op uw brief van 5 juni stuur ik u een kopie van mijn paspoort. · In reply to your letter of 5 June, I am sending you a copy of my passport.

In alle vier staat er iets op plaats 1. Daarom komt eerst het vervoegde verbum en dan het subject (inversie): Hierbij zeg ik, nooit Hierbij ik zeg.

Gebruik u en uw van de eerste tot de laatste regel, met een kleine letter: u bent, u kunt, u heeft (u hebt is ook goed).

Laat chatwoorden weg, zoals hoi, oké, ff (= even) en groetjes, korte vormen als m'n, en emoji.

Formeel Nederlands heeft ook eigen verba. Het gewone verbum is niet fout, maar het formele past beter in een brief:

Gewoon → formeel · Engels

• krijgen → ontvangen: Graag ontvang ik een bevestiging. · I would like to receive a confirmation.
• vragen → verzoeken: Ik verzoek u het bedrag terug te betalen. · I request that you refund the amount.
• laten weten → informeren: Hierbij informeer ik u over mijn adreswijziging. · I hereby inform you of my change of address.
• horen → vernemen: Graag verneem ik wanneer ik de vergunning kan verwachten. · I would like to hear when I can expect the permit.

Bij verzoeken komt de handeling aan het eind, met te + infinitief: Wij verzoeken u het formulier te ondertekenen.

Formeel Nederlands gebruikt ook graag substantieven die van een verbum komen: Graag ontvang ik een bevestiging van de opzegging (opzeggen → de opzegging). Dat heet nominalisatie; de Tip over nominale stijl legt het uit.

Afkortingen als i.v.m., z.s.m. en t.a.v. vind je in de Tip over afkortingen.

Sluit af met één zin waarin je om een reactie vraagt:

Nederlands · Engels

• Ik zie uw reactie graag tegemoet. · I look forward to your reply.
• Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet. · I look forward to your reply. (iets formeler)
• In afwachting van uw antwoord … · Awaiting your reply … (goed, maar een beetje ouderwets)

Daarna volgen de groet en je volledige naam, elk op een eigen regel:

Met vriendelijke groet,

Daniel Okafor

Met vriendelijke groet is altijd goed; Met vriendelijke groeten mag ook. In Nederland zet je er een komma achter, net als na de aanhef. In België zie je ze soms allebei zonder komma. Dat mag ook, zolang je het bij de aanhef en de groet maar hetzelfde doet.

Hoogachtend is ouderwets en erg stijf. Je ziet het nog weleens in officiële brieven, maar je hebt het niet nodig.

De wasmachine van Daniel is nooit geleverd. Alle onderdelen uit deel 1 tot en met 4 staan in zijn mail.

Onderwerp: Klacht over bestelling 30417

Geachte heer, mevrouw,

Hierbij dien ik een klacht in over mijn bestelling van 2 september (bestelnummer 30417).

Volgens uw website zou de wasmachine binnen vijf werkdagen worden geleverd. Ik heb deze echter nog steeds niet ontvangen.

Ik verzoek u de wasmachine uiterlijk 3 oktober te leveren. Mocht dat niet lukken, dan ontvang ik graag het aankoopbedrag van € 549 terug. In de bijlage vindt u een kopie van de factuur.

Ik zie uw reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,

Daniel Okafor

In het Engels

Subject: Complaint about order 30417. Dear Sir or Madam, I hereby file a complaint about my order of 2 September (order number 30417). According to your website, the washing machine would be delivered within five working days. However, I still haven't received it. I request that you deliver the washing machine by 3 October at the latest. If that isn't possible, I would like a refund of the purchase price of €549. Please find attached a copy of the invoice. I look forward to your reply. Kind regards, Daniel Okafor

Fout · Goed · Waarom

• ✗ Geachte heer Jansen, … Kun je mij terugbellen? · ✓ … Kunt u mij terugbellen? · Meng je en u niet: eenmaal u, altijd u.
• ✗ Geachte meneer Jansen, · ✓ Geachte heer Jansen, · Na Geachte schrijf je heer: meneer is spreektaal.
• ✗ Lieve heer of mevrouw, / Geachte Heer, · ✓ Geachte heer, mevrouw, · Dear is geen lieve (dat zeg je tegen mensen van wie je houdt), en heer schrijf je met een kleine h.
• ✗ Geachte Mr. Jansen, · ✓ Geachte heer Jansen, · Schrijf heer voluit: in het Nederlands is mr. de titel van een jurist.
• ✗ Hoogachtend, (in een gewone e-mail) · ✓ Met vriendelijke groet, · Hoogachtend is ouderwets.
• ✗ Ik wil ff een bevestiging krijgen. · ✓ Graag ontvang ik een bevestiging. · Geen chatwoorden, en ontvangen past beter in een brief dan krijgen.

• Begin met Geachte heer Jansen of Geachte mevrouw Jansen; zonder naam met Geachte heer/mevrouw (of Geachte heer, mevrouw). Beste is half formeel.
• Een komma na de aanhef; de eerste zin begint met een hoofdletter.
• Zeg meteen waarom je schrijft: Hierbij…, Naar aanleiding van…, Graag wil ik…, In antwoord op uw brief van… (+ inversie).
• u/uw in de hele brief, geen chatwoorden, formele verba: ontvangen, verzoeken, informeren, vernemen.
• Sluit af met Ik zie uw reactie graag tegemoet. + Met vriendelijke groet, + je volledige naam.